Reptoir

E-mail etiquette: vanaf nu stuur je altijd een perfecte e-mail

E-mail, sms’jes en digitale platvormen zoals Slack hebben zakelijke communicatie enorm snel en gemakkelijk gemaakt. Even een e-mailtje sturen, we denken er amper bij na. Maar juist in onze zakelijke berichten zouden we net iets meer tijd willen steken, want deze zijn een reflectie van onszelf. En door het gemak willen we allemaal nog wel eens fouten maken. Vanaf nu niet meer, want met deze tips verzend je altijd een professionele en perfecte e-mail.

Gebruik een professioneel e-mailadres

Ken je de e-mailadressen uit het middelbare school tijdperk nog? missbeauty86@… of bierdrinker10@…? Het is misschien voor de hand liggend, maar gebruik je nog een van deze adressen maak dan nu direct een nieuwe aan. Het maakt niet uit hoe mooi je bent of hoeveel je van een koud biertje houdt, je e-mailadres moet professioneel zijn. Als je als freelancer werkt, maak dan een e-mailadres aan onder je bedrijfsnaam of onder je volledige naam met een professionele e-mailprovider zoals Gmail.

Maak een handtekening aan

Als de geadresseerde, bijvoorbeeld een klant, contact met je wilt opnemen, op een andere manier dan via e-mail is het belangrijk dat je contactgegevens direct zichtbaar zijn. Voeg daarom een complete, automatische handtekening toe met je volledige naam, bedrijfsnaam/logo, telefoonnummer, website en eventueel social media met hyperlinks. Zorg dat de handtekening in dezelfde opmaak is als de e-mail.

Maak het onderwerp kort en krachtig

Zorg ervoor dat het onderwerp van de e-mail kort en duidelijk is, zodat de geadresseerde weet waar het over gaat. Zorg er ook voor dat de persoon wordt uitgenodigd om de e-mail te openen, zodat de kans groter is dat je een snelle reactie krijgt.

Typ het onderwerp echter niet in hoofdletters, of alleen kleine letters, of met uitroeptekens, aangezien je e-mail dan kan worden aangezien als spam. Het onderwerp moet gelijk zijn aan de inhoud van de e-mail. Beantwoord niet gewoon een vorige, oude e-mail, waardoor dat onderwerp het onderwerp van jouw e-mail wordt, indien er geen overeenkomst is.

Zorg dat de naam van de geadresseerde correct is

Het klinkt misschien logisch, maar een foute spelling van de naam wordt toch vaak gedaan. En het is waarschijnlijk de grootste fout je kunt maken als het gaat om e-mail. Hierdoor lijkt het alsof je geen oog hebt voor detail en het kan overkomen alsof je de persoon die je bericht niet belangrijk vindt. Daarnaast kan het zijn dat je de correcte naam later niet meer kunt herinneren, waardoor het lastig wordt om contactgegevens terug te vinden als je diegene ooit weer een e-mail wilt sturen.

Zorg voor correcte spelling in de e-mail

Naast de naam van de geadresseerde is het natuurlijk heel belangrijk dat de gehele mail vrij is van grammaticafouten, zoals incorrecte spelling of onlogische zinsopbouw. Zoals eerder gezegd zijn e-mails een reflectie van jezelf en spellingsfouten zullen worden gezien als onprofessioneel, slordig, geen oog voor detail of onvoldoende kennis van de Nederlandse taal. Lees daarom elke zakelijke e-mail nog eens goed door, voordat je deze verzendt.

Houd het kort

Ga ervan uit dat de geadresseerde het druk heeft en een ellenlange e-mail is niet erg aantrekkelijk om te lezen. Zorg ervoor dat de andere persoon niet door meerdere paragrafen hoeft te gaan om uit te vinden wat je wilt zeggen. Houd het kort en krachtig en overzichtelijk met voldoende witruimte.

Vaak stellen mensen heel veel verschillende vragen in één e-mail en dit kan tot verwarring zorgen voor de geadresseerde, of ervoor zorgen dat je niet op alle vragen een antwoord krijgt. Beter is het om per onderwerp of vraag een aparte e-mail te sturen, of indien je dit niet wilt, in elk geval elk onderwerp puntsgewijs, bijvoorbeeld met bulletpoints, te bespreken. Hierdoor is de e-mail gemakkelijk te scannen.

Let op de toon

Wanneer de e-mail nog een laatste keer doorleest, let dan ook goed op de tone of voice. Zorg ervoor dat je bepaalde dingen niet zo opschrijft, waardoor ze anders geïnterpreteerd kunnen worden. We kunnen ons via e-mail nu eenmaal niet uitdrukken met tonen in onze stem, zoals telefonisch en waarschijnlijk heeft iedereen wel eens meegemaakt dat een e-mail of ander bericht anders of verkeerd overkwam bij de persoon in kwestie.

Voeg het e-mailadres als laatst toe

Bij sommige e-mailsystemen is het heel gemakkelijk om een e-mail te verzenden met één druk op de knop. Het laatste wat je wilt is een e-mail per ongeluk, voortijdig verzenden wanneer deze nog niet af is en voordat je de laatste controle hebt gedaan. Voeg daarom het e-mailadres van de geadresseerde altijd als laatste toe.

Like Reptoir op Facebook om als freelancer altijd op de hoogte te blijven.